So che può sembrare un po’ troppo diretto, ma nel settore del vetro – box doccia, vetri isolanti, pannelli temperati per negozi, ordini su misura a bassa emissività, vetri di sicurezza stratificati, vetri ornamentali per la privacy – il margine lordo dichiarato è spesso una finzione di tutto rispetto finché il preventivo del progettista, l’offerta del fornitore dell’acquirente, le spese di trasporto, le rifaciture, le rotture, i tempi di consegna e le richieste di modifica in loco non sono stati effettivamente tutti inseriti nello stesso calcolo.
Allora, cosa dovremmo stabilire, in realtà?
Il mercato edilizio degli Stati Uniti non è né piccolo, né lento, né indulgente: secondo i dati dell’Ufficio demografico, il valore complessivo del settore edilizio e delle costruzioni negli Stati Uniti nel 2024 sarà pari a $2,154 trilioni, su 6.5% a partire dal 2023, il che significa molte più proposte, ancora più prodotti, una maggiore pressione sui tempi e molte più opportunità per uno specialista del vetro di realizzare profitti, pur subendo silenziosamente una perdita di guadagni.
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) relativi agli appalti non sono semplici elementi decorativi per l'ufficio. Sono strumenti di allerta precoce.
In un’azienda del settore del vetro, il reparto acquisti si assume il rischio prima ancora che il team di installazione metta mano a una ventosa. Un'ipotesi errata sulla densità del vetro temperato da 10 mm, una verifica tardiva del rivestimento su un vetro Low-E con rivestimento duro, una tariffa non applicata per le gabbie in PET sui pannelli di grandi dimensioni o requisiti relativi all'intercalare non quotati sul vetro antiesplosione possono trasformare un ordine “buono” in una perdita finanziaria a lento decorso.
Ed ecco la dura realtà: molti negozi continuano a considerare gli acquisti come un semplice lavoro d’ufficio.
Non lo è.
Per un’azienda del settore del vetro con un numero elevato di fornitori, gli indicatori di efficienza degli acquisti dovrebbero rispondere a cinque domande: Abbiamo acquistato il vetro giusto? Lo abbiamo acquistato al prezzo previsto? È stato consegnato nei tempi concordati? Il fornitore ha soddisfatto gli standard di qualità previsti? L’acquisto ha garantito il margine previsto?
Se la risposta è “crediamo di sì”, non hai un acquisto. Hai della documentazione.
Quando analizzo gli indicatori chiave di prestazione (KPI) del settore del vetro, dedico particolare attenzione ai gruppi in cui le variazioni rispetto ai requisiti comportano costi elevati: vetro temperato su misura per docce, fornito all'ingrosso, Ordini di vetro Low-E tagliato su misura, e vetro antideflagrante realizzato secondo le specifiche del progetto. Non si tratta di widget patrimoniali, bensì di acquisizioni studiate ad hoc che nascondono insidie in termini di costi.
Le virgolette negative non hanno sempre un aspetto negativo. Di solito appaiono concise, decise e ordinate.
È proprio questo il problema.
Un preventivista del settore vetri può cliccare su “invia” per un’offerta che comprende la metratura in piedi quadrati, la lavorazione dei bordi, la sigillatura, le aperture, le tacche, la ferramenta, i prodotti e la manodopera per l’installazione, ma può comunque tralasciare l’aspetto più importante: se il preventivo rispecchi esattamente il modo in cui il lavoro verrà effettivamente commissionato e realizzato.
Reuters ha riferito che la spesa nel settore edile statunitense è diminuita 0.3% nel luglio 2024, pur continuando a crescere 6,71 TP3T su base annua, un segnale misto che mette in luce il paradosso del mercato delle offerte: la domanda può apparire solida ed equilibrata, mentre i dettagli relativi alle tipologie di progetto, alle condizioni di finanziamento e alle tempistiche di realizzazione diventano meno prevedibili.
Per le aziende del settore del vetro, il KPI relativo al prezzo di aggiudicazione delle offerte funziona solo se abbinato alla precisione dei margini. Aggiudicarsi 42% di offerte sembra un risultato solido. Aggiudicarsi 42% mancando però l’obiettivo di margine di 5,5 fattori di porzione non è un successo commerciale. Si tratta di una perdita controllata.
Cominciamo da questi. Ignorate le metriche di vanità.
| KPI | Procedure relative all'IT | Formula | Segnale positivo | Segnale debole |
|---|---|---|---|---|
| Differenza tra i tassi di acquisto | Se il prezzo effettivo del fornitore corrisponde a quello indicato nel preventivo | (Prezzo effettivo – Prezzo stimato) ÷ Costo stimato | Da 1 a 31 TP3T sugli SKU in ripetizione | Variazione 5%+ sui tipi di vetro più comuni |
| Rispetto dei tempi di consegna da parte dei fornitori | Integrità delle procedure dei distributori | Ordini consegnati in tempo ÷ Ordini completati | 90%+ per ordini standard | Pannelli Low-E a emissione tardiva, laminati o di grandi dimensioni |
| Tempo di elaborazione dalla quotazione all'ordine di acquisto | Ottenere il tasso dopo l'autorizzazione della proposta | Data PO – Data di autorizzazione del preventivo | Dallo stesso giorno a 2 giorni | Ritardi che comportano variazioni di valore |
| Tasso di problemi/rifacimento | Perdita di qualità dovuta al distributore o a cause interne | Unità scartate o da ripetere ÷ Sistemi complessivi | Elencato di seguito: 2% | Riedizioni rifinite, colorate o potenziate in aumento |
| Precisione dei costi dei prodotti | Se la stima del costo di trasporto fosse corretta | Costo effettivo del trasporto ÷ Valore stimato dei prodotti | rapporto 0,95–1,05 | Tariffe per le gabbie di grandi dimensioni per animali domestici trascurate |
| Conformità alle quotazioni dei fornitori | Se il preventivo del fornitore è conforme alle specifiche del progetto | Preventivi conformi ÷ Preventivi completi | 95%+ | Mancanza di spessore, finitura, saturazione calda, strato intermedio |
| Comprendere i risparmi derivanti dall'acquisto | Risparmi sui costi che si mantengono anche dopo la consegna | Prezzo standard – Spesa finale pagata | Convalidato dopo l'emissione della fattura | “Risparmi” annullati dai costi di trasporto o negati |
| Affidabilità dei tempi di consegna dei materiali | Precisione della preparazione promessa | Tempo di consegna effettivo ÷ Tempo di consegna previsto | rapporto 0,9–1,1 | Ritardi sui dispositivi rivestiti o laminati |
I preventivisti e i clienti dovrebbero discutere di più.
Non dal punto di vista emotivo. Dal punto di vista numerico.
Le aziende del settore del vetro più efficienti che ho analizzato non tollerano che la gestione delle offerte rimanga confinata in un unico sistema software e quella degli acquisti in un altro. Richiedono un confronto periodico tra le ipotesi di offerta e gli ordini di acquisto effettivi. È proprio lì che si nascondono i risparmi inaspettati.
Tieni traccia dei seguenti KPI relativi alla preventivazione edilizia:
| Stima dei KPI | Perché è importante nel settore del vetro | Cosa guarderei sicuramente |
|---|---|---|
| Quotazione, prezzo di vendita, KPI | Mostra la concorrenza sul mercato | Suddivisione per prodotto: vetri per doccia, negozi, vetri isolanti, vetri Low-E, vetri di sicurezza |
| Precisione delle stime | Contrasti tra il prezzo stimato e quello effettivo | Monitorare in modo indipendente prodotti, manodopera, trasporti e attrezzature |
| Errore di avvio Prezzo | Questioni relative alle misurazioni/alle specifiche dei prodotti | Materiale mancante nei fori, spessore errato, strato errato, forma errata |
| Accuratezza delle previsioni sul margine lordo | Verifica se le offerte generano i ricavi previsti | Confronto tra il margine del preventivo e il margine di chiusura della fattura |
| Ordine di adeguamento - Prezzo di acquisizione | Indica se le variazioni di campo si traducono in utili | Una tariffa ridotta comporta solitamente un lavoro gratuito |
| Tempo di ciclo della proposta | Tasso stimato delle azioni | La rapidità è eccellente solo se va di pari passo con la precisione |
| Tasso di risposta dei fornitori | Mostra come viene solitamente utilizzato il preventivo del fornitore nell'ultima attività | Un tasso basso indica che la stima attribuisce valore al sogno |
| Fattore di perdita, codice, precisione | Distingue la perdita di costo dalla discrepanza rispetto alle specifiche | “Anche costoso” è in genere un modo pigro di riportare la notizia |
L'acquirente dovrebbe chiedere al responsabile della stima: “A quale preventivo del fornitore hai fatto riferimento, ed è ancora valido?”
Basta quella semplice domanda per mettere fine a una quantità sorprendente di sciocchezze.
Non tutte le categorie di vetro si comportano esattamente allo stesso modo. Smettete di trattarle come se fosse così.
Un servizio che vende vetro con motivo a scanalature multiple per la tutela della privacy personale presenta rischi diversi rispetto a un'azienda che progetta sistemi resistenti alle esplosioni. Un'azienda che fornisce vetro di colore blu tagliato su misura bisogna verificare l'uniformità della tonalità, l'accessibilità e i tempi di produzione dei lotti. Un fornitore che si occupi di vetri per finestre e porte temperati in misure personalizzate È necessario poter contare su un tasso di rifacimento ottimale, una qualità eccellente dei bordi e una precisione dimensionale.
Ciò significa che i dati relativi agli acquisti dovrebbero essere suddivisi per tipo di bicchiere:
| Classificazione del vetro | Rischio relativo agli indicatori chiave di prestazione (KPI) | Cosa va di solito storto |
|---|---|---|
| Vetro temperato per doccia | Danni, fori, tempi di consegna | Fori per il fissaggio interpretati erroneamente, lucidatura non eseguita |
| Vetro scanalato/decorato | Rifiuto visivo | Interpretazione errata della direzione del motivo o del grado di riservatezza personale |
| Vetro basso emissivo | Specifiche relative al rivestimento e alla potenza | Superficie errata, famiglia di rivestimenti non corretta, ipotesi errata sui tempi di consegna |
| Vetro colorato | Controllo dell'ombreggiatura e dell'orientamento | Lieve disomogeneità cromatica in tutte le fasi |
| Vetri temperati per porte e finestre | Precisione dimensionale | Le dimensioni dell'area cambiano dopo il rilascio dell'ordine di acquisto |
| Vetro antideflagrante | Conformità alle specifiche | Strato intermedio, spessore, requisiti di verifica, ipotesi di modellizzazione non considerate |
Metterei sicuramente il prezzo del remake in primo piano nella pagina iniziale del pannello di controllo.
Perché?
Il fatto è che le spese di rifacimento sono il punto in cui convergono errori di stima, scorciatoie negli acquisti, problemi con i fornitori, imballaggi inadeguati, individuazione imprecisa delle aree e autorizzazioni concesse in fretta e furia. È il cimitero delle giustificazioni.
Se un’azienda del settore del vetro registra $4 milioni di profitti annuali e il prezzo di rifacimento è pari a 3,5%, il risultato è $140.000, senza contare la manodopera per le rate differite, il carburante per i viaggi aggiuntivi, il temperamento dei consumatori e il cash drag. Se ora riduciamo questa cifra a 1,5%, abbiamo appena guadagnato $80.000 senza vendere nemmeno un pannello in più.
I dati dell’OSHA sulla prevenzione delle cadute indicano che le cadute nei cantieri edili continuano a rappresentare un grave pericolo sul lavoro, con 389 cadute mortali da un’altezza inferiore su un totale di 1.034 incidenti sul lavoro nel settore edile nel 2024; per le imprese specializzate nel vetro, ciò deve incidere ulteriormente sulla stima dei costi, poiché ascensori, ponteggi, sistemi di protezione anticaduta e accessibilità del cantiere non rientrano nelle “informazioni relative all’area”, ma costituiscono lavori a prezzo fisso.
Ecco la mia opinione, che non riscuote molto consenso: la maggior parte dei cruscotti dei KPI è troppo gonfiata.
Non ti servono 47 grafici. Ti serve solo un numero limitato di dati che il monitoraggio possa davvero mettere alla prova ogni settimana.
Segui questo ritmo:
Lunedì: scadenza per la revisione dei preventivi, validità dei preventivi dei distributori, rischio legato ai tempi di consegna.
Mercoledì: verificare la corrispondenza tra gli ordini di acquisto e i preventivi.
Venerdì: attività di verifica completate, perdita di margine, fattori di rielaborazione, schede di valutazione dei fornitori.
Questo basta per iniziare. Noioso? Bene. I sistemi noiosi fanno guadagnare.
L'indice dei prezzi alla produzione dei prodotti edili viene monitorato mensilmente e pubblicato come serie di indici dal Bureau of Labor Statistics tramite FRED; si tratta proprio del tipo di indicatore esterno che i gruppi di acquisto devono tenere d'occhio quando i prezzi praticati dai fornitori iniziano a discostarsi dai livelli storici.
| Area dashboard | KPI | Obiettivo | Frequenza di valutazione | Proprietario |
|---|---|---|---|---|
| Approssimazione | KPI relativo alla percentuale di vincita delle quotazioni | 25– 40% per settore | Mese per mese | Vendite / Preventivi |
| Approssimazione | Precisione del preventivo | ± 3% su un processo a ripetizione | Settimanale | Responsabile delle stime |
| Approssimazione | Tasso di errore di avvio | Under 2% | Settimanale | Responsabile della preventivazione |
| Acquista | Consegna puntuale da parte del distributore | 90%+ | Settimanale | Cliente |
| Acquista | Variazione del prezzo di acquisto | In base alla norma 3% | Settimanale | Acquirente/Responsabile del controllo di gestione |
| Acquista | Conformità alle quotazioni dei distributori | 95%+ | Per ordine | Acquirente |
| Qualità | Tasso di rifacimento | Under 2% | Settimanale | Procedure |
| Finanza | Scolorimento dei bordi | In base a 2 fattori | Mensile regolare | Controller |
| Procedure | Tasso di registrazione degli ordini di modifica | 85%+ | Mese per mese | Direttore generale / Vendite |
| Denaro | Copertura del rapporto tra acconto e ordine di acquisto | 100% per lavori su misura | Per ordine | Finanza |
Un’azienda specializzata nel settore del vetro non si limita a “monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) relativi agli approvvigionamenti”, ma li sfrutta a proprio vantaggio.
Se il distributore A è più economico di 8% ma fornisce pannelli temperati sovradimensionati con un ritardo di 28% rispetto al termine previsto, il distributore A non è più conveniente. Se il fornitore B ha un costo maggiore ma offre un prezzo certificato 98% per il vetro Low-E e laminato, il fornitore B potrebbe tutelare il vostro margine molto meglio del vostro stesso preventivista.
E se il prezzo di aggiudicazione della tua offerta crolla dopo l’arrivo di un nuovo addetto alle vendite, non festeggiare troppo presto. Chiedi se il margine di profitto è diminuito. Chiedi se sono stati registrati ordini di modifica. Chiedi se l’ufficio acquisti ha dovuto riacquistare la merce a prezzi più alti perché l’offerta si basava su un preventivo scaduto.
È lì che risiede la realtà.
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) relativi agli acquisti nel settore del vetro sono parametri misurabili che indicano se le decisioni di acquisto garantiscono il rispetto dei costi, delle tempistiche, dell’accuratezza delle specifiche, dell’affidabilità dei distributori, della visibilità dei prodotti e del margine finale per ogni progetto, per prodotti quali il vetro temperato, vetro a bassa emissività (Low-E), vetro stratificato di sicurezza, vetro colorato, vetro decorato e assemblaggi personalizzati specifici per progetto. Sono fondamentali poiché il vetro è raramente modificabile una volta completata la costruzione.
Non appena il vetro viene temperato, tagliato, rivestito, laminato, forato, intagliato o caricato, molti errori diventano irreversibili. Il sistema KPI deve individuare tali errori prima che l’ordine si trasformi in un articolo costoso destinato alla cassa di imballaggio.
Il KPI più significativo per le aziende del settore del vetro è l’accuratezza del preventivo, poiché mette a confronto i costi previsti dal responsabile dei preventivi (materiali, manodopera, trasporto, attrezzature e subappalti) con le spese effettive registrate al termine delle fasi di approvvigionamento, lavorazione, spedizione, installazione e chiusura del progetto. Il tasso di aggiudicazione delle gare d’appalto, se privo di accuratezza nel preventivo, è un dato puramente di facciata.
Preferirei vedere un tasso di successo delle offerte pari a 28% con un margine di precisione molto stretto piuttosto che un tasso di successo pari a 50% pieno di lavori sottovalutati. Il reddito alimenta la vanità. Il margine alimenta le retribuzioni.
Un’azienda del settore del vetro deve determinare il KPI relativo al tasso di successo delle offerte, calcolando il rapporto tra le offerte aggiudicate e il numero complessivo di offerte inviate, per poi segmentare il risultato in base al tipo di prodotto, alle dimensioni del progetto, alla fascia di clientela, al responsabile della preventivazione, al pacchetto fornitori e alla fascia di margine target. Un unico dato aggregato a livello aziendale nasconde una realtà operativa troppo complessa.
Un pacchetto per doccia da $7.500 e un pacchetto di vetri di sicurezza da $480.000 non dovrebbero essere valutati alla stessa stregua. Suddividete la cifra oppure non fidatevi.
Gli indicatori di approvvigionamento che rivelano più rapidamente i problemi dei fornitori sono il tasso di puntualità nella distribuzione, il tasso di conformità ai preventivi, il tasso di problemi o di rifacimento, l’affidabilità dei tempi di consegna e la differenza nel tasso di acquisto, poiché questi indicatori rivelano se il fornitore è in ritardo, impreciso, inaffidabile, incoerente o, di fatto, più costoso rispetto al preventivo originariamente proposto. Il costo da solo è un indicatore debole per valutare un distributore.
Per le aziende del settore del vetro, i problemi legati ai distributori si manifestano solitamente, in una prima fase, sotto forma di ritardi nelle tempistiche, requisiti poco chiari, informazioni mancanti relative alla costruzione o problemi legati ai prodotti. Quando arriva la fattura, il danno si è ormai già ripercosso sulle operazioni.
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) del mercato del vetro devono essere analizzati settimanalmente per quanto riguarda aspetti operativi quali la distribuzione dei fornitori, il tasso di rifacimento, le discrepanze negli ordini di acquisto e l’accuratezza dei preventivi, mentre gli indicatori calcolati, quali il tasso di aggiudicazione delle gare, la variazione del margine lordo, la produttività per settore di clientela e la posizione nella scheda di valutazione dei fornitori, dovrebbero essere esaminati mensilmente. Una valutazione giornaliera produce solitamente dati irrilevanti.
L'importante non è fissare i pannelli di controllo. Il punto è modificare il comportamento prima che il prossimo preventivo, ordine di acquisto o spedizione ripeta lo stesso identico errore.
Se domani mattina dovessi dirigere un’azienda produttrice di vetro, di certo non inizierei con un logo nuovo di zecca, un sistema CRM nuovo di zecca o una conferenza motivazionale.
Inizierei sicuramente con quattro indicatori: precisione dei preventivi, puntualità delle consegne dei fornitori, percentuale dei lavori da rifare e erosione del margine.
Allora avrei fatto sedere i responsabili delle stime e degli acquisti allo stesso tavolo ogni settimana, finché i numeri non fossero migliorati. Non perché i pannelli di controllo siano di moda, ma perché nel settore del vetro i profitti tendono a svanire prima ancora che qualcuno ammetta che il lavoro è andato storto.
