В таблице может быть указано, что “предлагается” 1 200 квадратных футов 6-миллиметрового экранирующего стекла с низкоэмиссионным покрытием, но к утру вторника эта цифра может оказаться выдумкой, если два проекта по реконструкции отелей заберут стекло с одного и того же стеллажа, поставка прокладок не уложится в установленные сроки или одна ящик прибудет с повреждениями по бокам, которых никто не хочет. Именно поэтому у меня практически нет терпения к группам закупок, которые по-прежнему относятся к повторяющимся программам по закупке стекла как к разовым запросам на предложение. Контрольным пунктом является не заказ, а договор на поставку.
Управление поставками со стороны поставщика — это тот “незаметный механизм”, который обеспечивает эффективную работу программ повторных поставок стекла. А не та глянцевая версия. А именно: триггеры повторного заказа, утвержденные SKU, минимальные и оптимальные уровни запасов, прогнозирование распила, еженедельный расчет потребления и поставщик, который настолько близко к реальности, что перестает притворяться, будто «подготовка» — это что-то, зависящее от погодных условий.
Так какие же изменения возникают, когда поставщик сам занимается поставками?
Каждая мелочь, которая раньше оставалась незамеченной, теперь оценивается, анализируется и обсуждается до того, как работа перейдет в следующую фазу.
Большинство программ, использующих повторяющиеся стеклянные элементы, перестают работать не из-за того, что стекло является экзотическим. Они перестают работать из-за того, что повторяющийся узор становится утомительным до такой степени, что вызывает мгновенное раздражение.
Запасные панели для витрин. Стеклянные перегородки для душевых в курортных отелях. Стеклянные перегородки для домашних веранд. Стеклянные элементы для дверей франчайзинговых сетей. Модернизация систем безопасности в учреждениях. Ремонтные работы на навесных фасадах. По годовым объемам эти категории заказов кажутся предсказуемыми, но на уровне отдельных заказов они ведут себя как «пьяный метроном»: три недели ничего не происходит, а потом вчера потребовалось 47 стеклянных перегородок.
Именно здесь обычно и происходит сбой.
Заказчик отправляет запрос на предложение. Поставщик уточняет цену. Сотрудник проверяет наличие товара. На производстве налаживают оборудование. Затем звонит монтажник: подготовка к запуску ведётся, бригада сформирована, а материалов ещё нет. Мы все знакомы с этой картиной. Результатом становятся затраты на продукцию, сокращение сверхурочной работы, раздражённые руководители проектов и дистрибьютор, тихо осуждающий “необычные требования”.”
Суровая реальность: если программа повторного использования стекла не подкреплена заранее согласованной обоснованностью в плане оснащения, то это не программа. Это повторяющаяся чрезвычайная ситуация, только с гораздо более удачным брендингом.
Система управления запасами, контролируемая дистрибьютором (часто называемая «запасами, управляемыми поставщиком»), позволяет оптимизировать структуру поставок. Поставщик стекла не ждет каждого заказа, чтобы определить спрос. Вместо этого он доставляет или резервирует поставки на основе согласованных схем потребления, утвержденных требований и инструкций по пополнению запасов.
В случае повторяющихся архитектурных работ это могут быть стандартные системы защитного стекла, панели из закаленного стекла, цветное стекло, декоративное стекло для дверей, многослойное безопасное стекло или стеклянные элементы нестандартных размеров, требующие специальной обработки кромок. Если в рамках проекта постоянно используются высокоэффективные стеклопакеты, то план запасов должен быть напрямую увязан с утвержденными комплектациями, видами отделки, требованиями к газовому наполнению, системами дистанционных рамок и диапазонами размеров — а не с неопределенным заверением, что “мы сможем это достать”.”
Например, действующие коммерческие проекты, в которых используются тепловые устройства, сталкиваются со следующими проблемами: высокоэффективное изоляционное стекло с низкоэмиссионным покрытием, изготовленное по индивидуальному заказу в качестве запланированной серии изделий, а не в качестве нового инженерного проекта, который запускается каждый раз, когда владелец сооружения решает заменить стеклопакет.
Вот «упрощённый» вариант приклада с распределителем: на складе добавили стекло и ждут, пока клиент его закажет.
Это не стратегия. Это беспорядок.
Надлежащая программа управления запасами, разработанная поставщиком, состоит из четырёх основных компонентов. Во-первых, заказчик и поставщик точно определяют SKU, подлежащие регулярным поставкам. Во-вторых, они согласовывают периоды прогнозирования и размер страхового запаса. В-третьих, они анализируют фактическое потребление в сравнении с фактическими поставками. В-четвёртых, они определяют, кто несет расходы, если потребность опускается ниже согласованного уровня.
Этот последний фактор имеет значение. Никто не любит об этом говорить.
Если поставщик стекла поставляет заказчику цветное стекло, изготовленное по индивидуальному заказу, крупные закаленные изделия или декоративное стекло с узорами, он принимает на себя балансовый риск. Если заказчик исчезнет, изменит технические требования или сменит подрядчика, эти запасы могут превратиться в дорогостоящие незавершенные заказы. Поэтому да, договор должен содержать положения о минимальных обязательствах, сроках исполнения и условиях перехода права собственности.
Я предпочитаю увидеть неудобное условие в описи, написанное чёрными чернилами, чем наблюдать, как обе стороны делают вид, что устаревшее стекло “всё ещё пригодно к использованию”.”
Заказчики стекла часто уделяют чрезмерное внимание цене за единицу, поскольку её легко сравнивать. Отделу закупок нравятся аккуратные столбцы. Однако повторяющиеся проекты по поставке стекла приводят к значительным денежным потерям в тех местах, которые не отражены в коммерческом предложении.
Экстренные грузоперевозки. Простои команды. Перезапуск веб-сайта. Временная посадка. Административные процедуры по повторным заказам. Переходы между производственными этапами. Задержки в определении размеров участков. Жалобы клиентов. Взаимные обвинения по поводу гарантийных обязательств.
Незначительные утечки. Значительные затраты.
В производстве запасы — это не просто имущество, а своего рода «амортизатор». Проблема заключается в том, что их избыток превращается в мертвый груз, а недостаток превращает каждый повторный заказ в настоящую панику. Поставщик удерживал запасы в узком диапазоне: достаточное количество товара, чтобы обеспечить плановое производство, но не настолько много, чтобы поставщик превратился в хранителя невостребованных запасов.
Для производителей стекла этот промежуточный сегмент особенно узок ввиду того, что их продукция отличается большими размерами, хрупкостью, высокой степенью спецификации и зачастую теряет ценность за пределами предусмотренной программы применения. Стандартный крепеж может найти еще одного покупателя. А вот изготовленная на заказ ламинированная стеклопакетная конструкция толщиной 13,52 мм с определенным цветом, боковой полировкой, схемой отверстий и размерами проемов — возможно, нет.
Именно в этом заключается особенность управления запасами для производителей стекла: здесь требуется большая гибкость, чем обычно предполагается в стандартных программах VMI.
Серьезный поставщик, отвечающий за программу поставок повторно используемого стекла, должен определить следующее до принятия решения о первоначальном оснащении:
| Элемент программы | Что он контролирует | Что не сработает без этого |
|---|---|---|
| Список утвержденных артикулов | Тип стекла, толщина, количество слоев, цвет, ламинирование, количество стеклопакетов, обработка кромок | Замены, отклонение от первоначальной оценки, неверные технологические допущения |
| Минимальный/максимальный угол наклона запаса | Диапазон пополнения запасов для каждого повторяющегося товара | Избыток товара у компаний с низкой оборачиваемостью, дефицит товара у компаний с высокой оборачиваемостью |
| Главное окно проекта | Предполагаемый срок использования: 30, 60, 90 или 180 дней | Дистрибьютор полагается на догадки вместо того, чтобы заниматься планированием |
| Триггер переупорядочения | Пополнение запасов в зависимости от объема использования или по времени | Заказы поступают сразу после того, как начинается паника |
| Руководство по обеспечению запасов с учетом срока годности | Это приводит к появлению предложения по истечении заданного периода времени | Дистрибьютор навсегда отказался от персонализированного стекла |
| Пособие в связи с причиненным ущербом | Повреждения, царапины, неисправность уплотнителя, риски при транспортировке | Бесконечные споры о долге |
| Периодичность обзоров | Еженедельный или ежемесячный расчет | Незначительные изменения в потребностях в итоге обходятся дорого |
| Условие завершения | Завершение программы и продолжение лечения с использованием медикаментов | Ужасные споры по окончании срока действия контракта |
Речь идет не о документах как таковых. Это — коммерческая защита.
Если программа повторного производства включает привлекательные товары или товары, связанные с дверями, требования к артикулу должны быть еще более строгими. Узор, уровень конфиденциальности, ориентация, плотность и производственные допуски должны быть зафиксированы на раннем этапе. Поставщик, который регулярно обеспечивает оптовая продажа формованного декоративного стекла для дверей Необходимо классифицировать потребности по семействам узоров и типам раскрытия повторов, а не просто объединять их в одну общую категорию “декоративное стекло”.
Контроль запасов стекла — это более сложная задача, чем думают многие посторонние люди.
Представитель компании, занимающейся трубопроводной арматурой, как правило, может перенаправить излишки продукции другим клиентам. У дистрибьютора стекла вариантов сбыта гораздо меньше. Вид отделки, цвет, плотность, термообработка, форма, состояние боковых поверхностей, наличие отверстий, многослойность и конфигурация стеклопакетов — все эти факторы сужают рынок перепродажи. Как только стекло приобретает слишком специфические характеристики, его ликвидность исчезает.
Именно поэтому управление повторными заказами на стекло должно начинаться на более ранних этапах. Поставщику необходим доступ к данным об установленном парке оборудования заказчика, показателям замены, планам модернизации, сезонному спросу и истории чрезвычайных ситуаций. В курортных комплексах после этапов реконструкции может наблюдаться всплеск спроса на замену душевых дверей и перегородок. В учебных заведениях работы по установке защитного стекла могут концентрироваться в период каникул. В розничной торговле потребность в стекле для витрин и дверей может зависеть от графика открытия магазинов, тенденций вандализма или циклов обновления бренда.
А затем идёт размер.
Стекло больших размеров — это не просто вопрос неформальной поставки. На способность поставщика надлежащим образом обеспечить его поставку влияют такие факторы, как погрузочно-разгрузочные операции, размещение на стеллажах, возможности по закаливанию, конфигурация контейнеров, состояние боковых поверхностей и организация транспортировки. Если в рамках повторяющейся программы используются большие панели, изготовленные по индивидуальному заказу, то при планировании поставок необходимо учитывать не только исторические данные об использовании, но и ограничения, связанные с производством. Именно здесь обработка краёв и подготовка к нанесению специального покрытия на сверхбольшие листы закалённого стекла поступает на склад в качестве исходного материала, а не в качестве готовой детали.
Мне доводилось видеть, как клиенты обвиняли поставщиков в отсутствии товара на складе после того, как сами присылали нечеткие прогнозы, с опозданием утверждали заказы, предоставляли неясные технические требования и вносили изменения в дизайн в последнюю минуту.
Это не провал со стороны поставщика услуг. Это халатность со стороны нуждающихся.
Принцип “поставщик отвечает только за поставку” работает только в том случае, если обе стороны ведут себя как взрослые люди. Поставщик должен честно вести учет запасов, а покупатель не должен относиться к корректировкам прогнозов как к чему-то безобидному. Каждое изменение влечёт за собой расходы. Каждое «незначительное» изменение — например, переход с прозрачного стекла на цветное — изменяет структуру запасов. Каждое запоздалое решение относительно низкоэмиссионного покрытия, керамической фритты или ламинированного промежуточного слоя создаёт риск для склада дистрибьютора.
Хотите повысить эффективность работы поставщиков? Тогда более точно прогнозируйте спрос.
В случае повторяющихся проектов, связанных с регулированием солнечного света или обеспечением конфиденциальности, цветное стекло следует группировать по предполагаемому составу семьи. Бронзовый, серый, экологически чистый, синий и оттенки, изготовленные по индивидуальному заказу, не следует бессистемно смешивать. Покупатель, использующий оптовые поставки тонированного стекла нестандартных размеров По всем повторяющимся проектам поставщику должны быть предоставлены данные об ожидаемом объеме использования с указанием оттенка, толщины и диапазона размеров.
Или же дистрибьютор не справляется с поставками. Они не понимают, что к чему.
Некоторые программы повторного остекления на самом деле не связаны со скоростью. Они касаются вопросов ответственности.
Стекло, устойчивое к взрывам, системы удержания из многослойного стекла и защитное остекление требуют более строгого контроля соответствия требованиям, поскольку ущерб от их замены носит не только визуальный характер. Важное значение имеют промежуточный слой, плотность ламината, совместимость с каркасом, эффективность удержания и основания для испытаний. Поставщик, занимающийся типовым проектированием этих изделий, должен избегать вариантов, которые “почти подходят”.
Здесь нет коротких путей.
Если в число повторяющихся проектов входят учреждения, объекты федеральных органов власти, промышленные объекты или коммерческие здания повышенного риска, в программе необходимо проводить разграничение между обычным запасным стеклом и стеклом, соответствующим требованиям безопасности. Стекло из запасов, внешне похожее на требуемое, может не обладать такими же эксплуатационными характеристиками. Это различие должно быть отражено в файле SKU, договоре о закупках и на складской этикетке.
Для покупателей, занимающихся закупками стекло с пониженной взрывоопасностью для повышенной удерживающей способности, меры, принимаемые поставщиком для обеспечения поставок, должны включать контроль документации, обеспечение прослеживаемости и четкие запреты на использование альтернативных материалов.
Дистрибьютор организовал работу с запасами, переведя ответственность за пополнение запасов с реактивного процесса размещения заказов со стороны заказчика на контролируемую систему управления запасами со стороны поставщика, используя согласованные SKU, минимальные и максимальные уровни запасов, прогнозы, триггеры повторного заказа и анализ потребления, чтобы обеспечить готовность к повторной поставке стекла до того, как группам на объектах потребуется срочное удовлетворение потребностей в экстренных ситуациях.
На практике покупатель предоставляет продавцу информацию о повторяющихся потребностях. После этого дистрибьютор доставляет, бронирует или планирует поставки товара с учетом прогнозируемого потребления. Обе стороны анализируют фактические поставки, корректируют уровни запасов и принимают решение о том, наблюдается ли в программе дефицит, избыток или накопление устаревающих запасов.
Простой вариант выглядит следующим образом:
Обратите внимание, чего здесь не хватает: паники.
В этом-то и дело.
Если бы мне предстояло выбрать лучшее решение по управлению запасами стекла с участием дистрибьютора, я бы ни в коем случае не стал начинать с демонстрации программного обеспечения. Я бы, безусловно, начал с тех вопросов, которые вызывают у меня сомнения.
Может ли поставщик предоставить данные об использовании по SKU, а не только об общей сумме инвестиций? Может ли он выделить стекло из запасов в отдельности от изделий, изготовленных по индивидуальному заказу? Может ли он отслеживать срок хранения запасов? Может ли он предоставить информацию о браке и переделке продукции? Может ли он обеспечить отслеживание повторных заказов на стекло с учетом цвета, отделки, толщины, обработки кромок и ламинирования? Может ли он объяснить, что происходит, если прогноз покупателя оказывается неверным?
Если они не могут ответить на эти вопросы так, чтобы менеджер по продажам не занервничал, продолжайте поиски.
Лучшая программа — это не та, у которой самый стильный веб-сайт. Это та, в которой ритм работы дистрибьютора соответствует постоянным потребностям клиента. В случае со стеклом это означает понимание строительных процессов, организованность на складе, устранение неполадок и честную отчетность.
Панели управления — это хорошо. Но стойки играют более важную роль.
| Разработка дизайна | «Standard Glass» — инвестиции в | Запасы, управляемые поставщиком |
|---|---|---|
| Сигнал спроса | Заказ поступает после подтверждения спроса | Графики прогнозов и модели потребления определяют график пополнения запасов |
| Функция дистрибьютора | Цитировать, изготовить, доставить | Стратегия, запас, мониторинг, восстановление |
| Обязанности клиента | Поэтапное ускорение | Планирование, самоконтроль в процессе утверждения, отзывы о программе |
| Риск задержки поставки | Высокий, специально для индивидуальных систем | Снизить цену на повторно заказанные SKU |
| Владение акциями | Как правило, остается неопределенным до момента возникновения спора | Определяется по соглашению |
| Идеальная посадка | Разовые задачи, нестандартные требования | Повторные программы по производству стекла, периодическая замена, стандартные серии |
| Беспомощность | Процесс, учитывающий потребности пользователей | Точность прогнозов и риск нехватки поставок |
Ни один из этих подходов не является идеальным. Типовая закупка хорошо подходит для нестандартных, разовых задач. Поставка через дистрибьютора оправдана в тех случаях, когда спрос повторяется достаточно часто, чтобы оправдать предварительную подготовку.
Проблема возникает тогда, когда покупатели хотят получить тот же уровень обслуживания, что и при работе с товарами, находящимися на складе дистрибьютора, но при этом готовы платить по коммерческим тарифам, действующим в данном регионе.
Эта мечта обходится дорого.
Договор с поставщиком о поставках стекла должен содержать скучные положения. Особенно те, которые кажутся скучными.
Минимальный объем обязательной закупки. Устойчивость прогнозов к погрешностям. Дата передачи права собственности. Приобретение устаревших запасов. Сроки возмещения убытков и проведения экспертизы. Ограничения на замену. Механизм корректировки стоимости. Расходы на складские помещения. График оценки программы. Порядок расторжения договора.
Эти условия кажутся чисто формальными, пока не возникает какая-то проблема. После этого они оказываются единственным препятствием на пути к беспроблемному урегулированию и шести месяцам переписки в стиле «пассивно-агрессивных» писем.
Что касается типовых программ по производству стекла, я бы обязательно настоял на включении технического приложения. И не просто неформального перечня продукции, а полноценного приложения, содержащего информацию о составе стекла, покрытиях, размерах, допусках, стандартах упаковки продукции, требованиях к маркировке и утвержденных вариантах.
Если программа предусматривает использование защитного стекла, закаленных панелей, цветного стекла, декоративного стекла для дверей или средств защиты от взрывной волны, это должно быть точно указано в приложении.
Вот ритм, который действительно работает.
Еженедельно: поставщики предоставляют отчеты о наличии запасов, зарезервированных запасах, поступающей продукции, поставках, браке и немедленных исключениях.
Ежемесячно: покупатель и поставщик сравнивают прогнозные и фактические показатели использования, корректируют минимальные и максимальные значения и проводят анализ медленно реализуемых запасов.
Ежеквартально: обе стороны пересматривают ассортимент продукции, прогнозы спроса, ценообразование, уровень обслуживания и масштаб программы.
Просто. Немодно. Эффективно.
Еженедельный отчет зажигает. Месячные оценки выявляют закономерности. Квартальный отчет не дает всей программе скатиться в сферу фантазий.
Управление запасами поставщиком в рамках программ повторных поставок стекла представляет собой организованную систему снабжения, при которой поставщик стекла отслеживает объемы потребления, поддерживает согласованные уровни запасов и пополняет запасы утвержденных видов стекла до того, как у покупателя закончатся запасы, что позволяет сократить количество экстренных заказов, задержки на объектах и нерегулярность поставок для повторяющихся проектов.
Проще говоря, поставщик перестает выступать в роли простого инструмента для расчета цен и начинает действовать как партнёр по ведению бизнеса. Заказчик по-прежнему самостоятельно контролирует спрос, однако ритм пополнения запасов определяет поставщик.
Термины «поставки, управляемые поставщиком» и «поставки, организуемые поставщиком» тесно связаны и обозначают одну и ту же операционную модель: дистрибьютор или поставщик самостоятельно управляет пополнением запасов, опираясь на согласованные правила поставок, данные о спросе и результаты анализа эффективности, вместо того чтобы ждать, пока каждый заказ покупателя станет поводом для принятия мер.
В программах по работе со стеклом я отдаю предпочтение термину “запасы, управляемые поставщиком”, поскольку он звучит гораздо менее «рознично» и больше соответствует специфике производства. Специалисты остаются теми же, однако реализация этого подхода сложнее из-за того, что стекло, изготовленное на заказ, имеет меньшую гибкость при перепродаже по сравнению со многими стандартными продуктами.
Система управления запасами поставщиком позволяет сократить случаи отсутствия стекла на складе за счет преобразования повторяющегося спроса в плановое пополнение запасов с использованием показателей минимального и максимального уровня запасов, прогнозируемого потребления, критериев повторного заказа и регулярных анализов запасов, что позволяет поставщику подготовить материалы до того, как возникнет экстренная потребность на объекте.
Секрет заключается не просто в том, чтобы держать больше запасов. Секрет заключается в том, чтобы иметь в наличии лучшие запасы, связанные с оптимальными SKU, которые позволяют принимать реальные меры в случае изменения прогнозов или падения спроса по программе ниже согласованного базового уровня.
Стеклянные изделия, входящие в ассортимент, управляемый поставщиком, представляют собой типовые изделия с фиксированными техническими характеристиками и стабильным спросом, такие как системы стеклопакетов, закаленные панели, тонированное стекло, декоративное стекло для дверей, многослойное безопасное стекло, а также стандартные стеклопакеты для замены, используемые в рамках текущих строительных или реставрационных проектов.
Совершенно необычные единичные изделия, как правило, не подходят для участия в программе. Их стоимость следует оценивать индивидуально, поскольку включение редких изделий, изготовленных по индивидуальному заказу, в управляемые запасы приводит к образованию устаревших запасов и создает нагрузку на производство.
Наибольшую угрозу в сфере управляемых поставок для производителей стекла представляет устаревшая индивидуализированная продукция, поскольку стекло, изготовленное методом резки, многослойное, окрашенное, ламинированное, закаленное или произведенное в рамках одной серии заказов, может иметь незначительную или вообще не иметь перепродажной стоимости, если требования заказчика изменятся.
Этот риск можно контролировать, но его невозможно просто игнорировать. В контракте должны быть прописаны рекомендации по срокам хранения, условия приобретения, прогнозируемая ответственность, а также четкий порядок внесения изменений в технические требования.
Заказчикам необходимо выяснить, может ли поставщик отслеживать запасы по SKU, прогнозировать потребности по группам товаров, составлять отчеты о сроках хранения запасов, учитывать ограничения, связанные с производством по индивидуальным заказам, документировать замены товаров, а также оказывать содействие в проведении еженедельных или ежемесячных оценок использования в рамках повторяющихся программ по поставке стеклянной тары.
Поставщик, который не может ответить на эти вопросы, всё равно может быть уважаемым производителем. Однако он ещё не готов взять на себя реализацию серьёзной программы по повторной поставке стекла.
Поставщик позаботился о том, чтобы запасы не были чрезмерными. Это не превратит плохой проект в отличный. Это не спасет покупателя, который ежемесячно меняет технические требования и называет это «гибкостью». И уж точно это не превратит стекло, изготовленное по индивидуальному заказу, в актив.
Однако это позволит раскрыть правду раньше срока.
В случае программ по повторной поставке стекла этот вопрос обычно решается просто: либо заказчик и поставщик согласовывают потребности между собой, либо строительная площадка оплачивает излишки. Выбирайте первый вариант. Укажите артикулы (SKU). Установите минимальные и максимальные уровни запасов. Отслеживайте расход. Составьте резервные запасы. Анализируйте показатели.
А затем позвольте поставщику управлять запасами так, как будто эта программа действительно имеет значение.
Готовы превратить регулярные закупки стекла в упорядоченную программу снабжения вместо очередного раунда захватывающих ценовых предложений? Начните с составления перечня типов стекла, которые вы закупаете на постоянной основе, а затем разработайте стратегию управления запасами с участием поставщика, ориентированную на те виды продукции, которые вы в настоящее время используете чаще всего.
